手戻りをなくす。着手前の5分で聞くべき3つのこと

やり直しの多くは能力ではなく、最初のすり合わせで生まれています。確認することは頼りなさではなく段取りです。「だいたいでいい」と言われたときの聞き返し方まで、具体的にまとめました。

仕上げて出したら、思っていたものと違うと言われた。作り直しになった。

このとき、自分の理解力を疑いたくなります。ただ、やり直しの多くは能力ではなく、最初の5分で決まっています。何を求められているかが、渡された時点で曖昧だっただけです。

確認は、頼りなさではない

聞き返すと頼りない印象になる、と思っている人は多い。実際は逆です。

手戻りが起きたほうが、はるかに評価を下げます。時間が二重にかかり、相手の予定も崩れる。5分の確認で防げるなら、それは段取りの一部です。

それに、確認の質を見れば、その人が全体を理解しているかが分かります。良い質問は、それ自体が能力の証明になります。

聞くのは、3つでいい

• いつまでに。期限だけでなく、途中で見せる日も決めておくと安心です。
• どこまで。完成度の水準。粗い案でいいのか、そのまま出せる状態か。
• 何を優先するか。速さか、正確さか、費用か。迷ったときの判断がここで決まります。

3つ目を聞いておくと、想定外のことが起きても自分で決められます。いちばん省略されやすく、いちばん効く質問です。

「だいたいでいい」への聞き返し方

いちばん危ない指示がこれです。人によって「だいたい」の幅が違いすぎます。

数字にして返すのが早い。「7割くらいの粗さで、明日の午前まで、で合っていますか」。イエスかノーで答えられる形にすると、相手も答えやすくなります。

同じように、「急ぎで」は「今日中と明日午前、どちらですか」に、「いい感じに」は「前回のあの資料と同じ形でいいですか」に置き換えます。既存のものを基準にすると、認識がずれません。

途中で一度、見せに行く

着手前の確認と同じくらい効くのが、これです。

半分まで進んだ時点で、一度見せる。完成してから直すより、はるかに安く済みます。方向が合っていれば、そのまま進めばいい。ずれていても、傷が浅い。

このとき「途中ですが、方向だけ確認させてください」と添えると、粗さを指摘されずに済みます。

確認の回数を、減らしていく

すり合わせが得意な人ほど、確認が多くなりすぎることがあります。相手の時間を使うので、だんだん負担になります。

減らす方法はひとつです。「どこまで自分で決めていいですか」を最初に聞いておく。範囲が決まれば、その中では確認せずに進められます。

一度この線を引いておくと、以後の確認は半分になります。

曖昧なまま渡された場合

上司の側が忙しくて、細かく決められないこともあります。そのときは、こちらから決めてしまう手があります。

「こう解釈して進めます。違っていたら言ってください」と送っておく。返事がなければ、その解釈で進めていい。記録も残ります。

自分のすり合わせの度合いは、良い部下診断の「期待のすり合わせ」で確認できます。