会が終わった直後の5分。4行残すと、次の幹事が楽になる

店名、人数、会費、良かった点。5分で終わって、次の幹事が楽になります。記録があると、役割を人に渡せるという話です。

会が終わった。精算も済んだ。これで終わり、にしていませんか。

あと5分だけ使うと、次が大きく楽になります。

そして、この5分をやっている人はほとんどいません。だから、やるだけで差がつきます。

4行だけ、残す

書くのは、これだけです。

• 店名と連絡先。予約のしやすさ、対応の良し悪しも一言添える。
• 人数と会費。実際にかかった額。予算の目安になります。
• 良かった点。次も使えること。
• 改善点。次は変えたほうがいいこと。

5分で終わります。そして、次はゼロから始めなくて済みます。

置き場所は、どこでも構いません。次の幹事が見られる場所であることだけが条件です。個人のメモ帳に書くと、渡せません。

慣れてきたら、もう2行足すとさらに使えます。苦手なものがあった人と、途中で抜けた人がいた時間。この2つは、次の店選びと時間設定に直結します。

記録があると、人に渡せる

これが、いちばん大きい効果です。

記録がないと、「あの人しか分からない」状態になります。そして、次も自分に回ってくる。

記録があれば、初めての人でも幹事ができます。役割を固定させない、いちばん確実な方法です。

逆に言うと、記録を残さないかぎり、その役は自分から離れません。上手にやるほど固定されます。

お礼は、その日のうちに

もう1つ、後始末の一部として。

参加者へのお礼を、当日か翌日に一言送る。長い文章は要りません。

手間としては小さいのですが、これがあるかどうかで、次の参加率が変わります。そして、幹事としての評価も、ここで決まります。

文面は、3行で足ります。

• 来てくれたことへの一言。
• その日の具体的な一場面。「◯◯さんの話が面白かった」。定型文に見えなくなります。
• 次への一言。「また企画します」。

精算は、翌日までに

精算の速さは、信用に直結します。

日が空くほど、面倒になり、疑問も生まれます。金額が合っていても、遅いだけで不安にさせる。

当日か翌日に終わらせる。難しければ、「◯日までに精算します」と先に伝えるだけでも違います。

それと、端数の扱いは先に言っておく。「端数はこちらで持ちます」「100円単位で丸めます」。あとから説明すると、金額が合っていても引っかかりが残ります。

幹事の力は、仕事でも使える

最後に。

ここまでやっていることを並べると、日程調整、予算管理、リスク確認、進行、精算、記録。仕事の段取りとほとんど同じです。

雑用として扱われがちですが、実際には段取り力の実地訓練です。意識してやると、仕事のほうにも効きます。

まとめ

• 終わった直後の5分で、店・金額・良かった点・改善点の4行を残す
• 個人のメモではなく、次の幹事が見られる場所に置く
• 記録がないと、その役は自分から離れない
• お礼は当日か翌日に。具体的な一場面を入れると定型文に見えない
• 精算は翌日までに。端数の扱いは先に言っておく

自分の型は、飲み会幹事診断で確認できます。