「なんとなく大変」では、何から手をつけるか決まらない

いちばん時間を使っている作業を1つ選んで、1週間だけ計る。それだけで、話が具体的になります。DXの手前でやることの話です。

業務を改善したい。ただ、何から手をつければいいか分からない。

この状態でよくあるのが、現状が数字になっていないことです。

そして、数字がないまま道具を入れると、入れたこと自体が成果として扱われます。効果は誰にも分かりません。

感覚では、優先順位が決まらない

現場で語られるのは、たいてい「あの作業が大変」「毎回時間がかかる」です。

ただ、これでは何から手をつけるか決まりません。全部が大変に見えるからです。そして、声の大きい人の意見が通ります。

さらに、良くなったかどうかも分かりません。感覚は、変化に慣れてしまうからです。

もう1つ。大変さと、総量は一致しません。1回ごとは楽でも、回数が多い作業のほうが、組織としては時間を食っていることがあります。

1つの作業を、1週間だけ計る

始め方は、小さくします。

いちばん時間を使っていそうな作業を1つ選んで、1週間だけ時間を計る。

全部を計る必要はありません。1つで十分です。数字が1つ出るだけで、話が具体的になります。

計るのは、紙とペンで足ります。始めた時刻と終えた時刻を書くだけ。専用の道具を用意しようとすると、そこで止まります。

測るのは、3つ

• 時間。1回あたり何分か。
• 回数。週に何回、月に何件か。
• 人数。何人が関わっているか。

この3つを掛けると、その作業に組織が使っている総量が出ます。ここで、優先順位が決まります。

あわせて、4つ目を見ると精度が上がります。やり直しの回数です。1回で終わらない作業は、見えている時間より大きく食っています。

数字は、説得材料になる

もう1つの効果を。

「大変だから改善したい」では、予算も人も出ません。「この作業に、月◯◯時間使っています」なら、判断できます。

そして、改善後にもう一度測れば、効果が説明できます。次の提案が通りやすくなる。

示すときは、時間を金額に直すとさらに通ります。時給の目安を掛けるだけで構いません。判断する側が扱いやすい単位になります。

完璧に測ろうとしない

注意点も1つ。

正確に測ろうとすると、測ること自体が負担になります。ざっくりで構いません。「だいたい20分、週5回」で十分です。

桁が合っていれば、判断はできます。精度より、数字があることのほうが重要です。

道具を選ぶのは、そのあと

最後に、順番の話を。

何を変えるかが決まってから、道具を選ぶ。逆にすると、道具に業務を合わせることになります。

まとめ

• 数字がないまま道具を入れると、入れたこと自体が成果になる
• 大変さと総量は一致しない。回数の多い作業が時間を食っている
• いちばん時間を使っていそうな作業を1つ、1週間だけ計る
• 時間・回数・人数を掛けて総量を出す。やり直し回数も見る
• ざっくりでいい。桁が合っていれば判断できる
• 示すときは、時間を金額に直すと通りやすい

そして、数字がないと、道具を入れた効果も分かりません。自分の立ち位置は、DX適性診断で確認できます。