1つの部署、1つの業務、1か月。DXを小さく始める理由

全社で一斉に始めると、失敗したときに全部が止まります。小さく試すと被害が小さく、うまくいけば実例が説得材料になります。

新しい仕組みを入れるとき、どの規模から始めるか。

ここで「全社で一斉に」を選ぶと、リスクが跳ね上がります。

そして、一斉導入が選ばれる理由は、たいてい効果ではなく体裁です。全社でやるほうが、決裁が通りやすい。

大きく始めると、失敗が致命的になる

一斉導入には、はっきりした問題があります。

• 失敗したときに、全部が止まる。
• 修正できない。関わる人が多いほど、変更に時間がかかります。
• 次の提案が通らなくなる。1回大きく失敗すると、しばらく動けません。

そして、1回目から完璧に設計するのは、まず無理です。使ってみないと分からないことが多すぎます。

もう1つ、大きく始めると原因が特定できません。うまくいかなかったとき、道具のせいか、運用のせいか、部署の事情かが分からない。

小さく始める範囲

目安を1つ挙げるなら、これです。

1つの部署、1つの業務、1か月。

この範囲なら、うまくいかなくても影響が小さい。そして、1か月あれば、実際に使えるかどうかは分かります。

始める前に、「何が起きたら成功か」を1つ決めておく。「作業時間が2割減る」でも「エラーがゼロになる」でも構いません。決めていないと、判断ができません。

うまくいった実例が、いちばん強い

小さく始める、もう1つの利点です。

実例があると、説得が要らなくなります。「この部署では、この作業が月10時間減りました」。これ以上の材料はありません。

そして、実例を作った現場の人が、次の現場に説明してくれます。推進側が説明するより、はるかに通ります。

協力してくれる現場を、選ぶ

始める場所の選び方も、重要です。

• 困っている度合いが高い。変える理由がある場所を選ぶ。
• 協力的な人がいる。反対が強い場所から始めない。
• 効果が測れる。時間や件数が数えられる業務を選ぶ。

最初の1つは、成功させることが目的です。難しい場所は、あとで足ります。

あわせて、やめる条件も先に決めておく。「1か月使われなかったら中止」。決めておくと、だらだら続けずに済みます。

試したものを、放置しない

注意点を1つ。

小さく試すのが得意な人は、試したものをそのままにしがちです。試作が積み上がって、どれも定着していない。

うまくいったものは、運用のルールを決めて渡す。誰が入力するか、誰が見るか、困ったら誰に聞くか。ここまでやって、完了です。

そして、うまくいかなかったものは、記録して終わらせる。「試して、合わなかった」も情報です。放置すると、次に同じことを試す人が出ます。

広げるのは、3か月後

最後に、順番を。

1か月試して、3か月後にまだ使われていたら広げる。この確認を挟むと、失敗の拡散が防げます。

まとめ

• 一斉導入が選ばれる理由は、効果ではなく決裁の通りやすさのことが多い
• 大きく始めると、うまくいかなかった原因も特定できない
• 1つの部署、1つの業務、1か月から始める
• 始める前に「何が起きたら成功か」と、やめる条件を決めておく
• 最初の1つは成功させることが目的。困っていて協力的な場所を選ぶ
• うまくいったものは運用ルールを決めて渡す。だめだったものは記録して閉じる

自分の立ち位置は、DX適性診断で確認できます。