半年後に見にいくと、元のやり方に戻っている

導入は始まりです。運用のルールが決まっていないと、忙しくなった時点で元に戻ります。そして、担当者が変わったときにも戻ります。

導入したときは、うまくいっていた。半年後に見にいくと、誰も使っていない。

これは、DXでいちばんよく起きる失敗です。そして、いちばん語られない部分でもあります。

導入は成果として報告されますが、半年後の状態を報告する仕組みは、たいていありません。

戻る理由は、2つ

• 忙しくなった。新しいやり方は、慣れるまで時間がかかります。余裕がなくなると、慣れたやり方に戻ります。
• 担当者が変わった。推進していた人が異動すると、続ける理由がなくなります。

どちらも、必ず起きることです。だから、起きる前提で設計する必要があります。

もう1つ、静かな理由があります。最初にいた「詳しい人」が、質問に答えなくなる。異動や多忙で手が離れると、困った人が止まります。

運用のルールを、決めて渡す

定着の中心は、これです。

誰が入力するか、誰が見るか、困ったら誰に聞くか。この3つを決めて、書いて渡す。

道具の使い方ではありません。運用の役割です。ここが決まっていないと、忙しくなった時点で誰もやらなくなります。

渡す先は、役職ではなく名前で書く。「担当部署」にすると、誰も自分のこととして受け取りません。

3か月後に、見にいく

やっている人が少ない、確実な方法を1つ。

導入から3か月後に、実際に使われているかを見にいく。

聞くのではなく、見る。「使っていますか」と聞くと、たいてい「使っています」と返ってきます。実際のデータを見ると、違うことがあります。

見る指標は、入力件数と、最終更新日の2つで足ります。どちらも、聞かずに分かります。

担当者が変わっても、回る形にする

もう1つの対策です。

手順を書いて、複数人が触れる状態にしておく。1人しか分からない仕組みは、その人が抜けた時点で止まります。

そして、これは導入した本人のためでもあります。属人化していると、休むことも異動することもできません。

戻ったときに、責めない

注意点を1つ。

元に戻っているのを見つけたとき、現場を責めても意味がありません。戻ったのには理由があります。

「なぜ戻ったか」を聞く。手間が増えていた、エラーが出て面倒になった、誰も見ていなかった。ここに、次の設計のヒントがあります。

そして、戻っていること自体は失敗ではありません。設計に足りない部分が見つかった、というだけです。ここで責めると、次から報告されなくなります。

地味だが、いちばん効く

最後に。

定着は、成果として見えにくい部分です。導入したことは記録に残りますが、定着させたことは誰も評価しません。

まとめ

• 導入は報告されるが、半年後の状態を報告する仕組みはない
• 戻る理由は、忙しさ・担当者の交代・詳しい人が答えなくなること
• 誰が入力し、誰が見て、誰に聞くか。役職ではなく名前で決める
• 3か月後に見にいく。指標は入力件数と最終更新日の2つ
• 戻っていたら責めず、「なぜ戻ったか」を聞く
• 定着は評価されにくいが、投資が無駄になるかどうかを決めている

ただ、ここができる人がいるかどうかで、投資が無駄になるかどうかが決まります。自分の立ち位置は、DX適性診断で確認できます。