同じ案件が、日によって違う結論になる組織で起きること

判断の基準が本人の中にしかないと、周りは毎回うかがうことになります。書き出すのは、縛りではなく共有の話です。

同じような案件なのに、通るときと通らないときがある。

この状態が続くと、周りは判断ではなく、機嫌を読むようになります。

そして、機嫌を読む時間は、そのまま組織の時間として消えています。

基準が頭の中にあると、どうなるか

• 確認の回数が増える。自分で判断できないので、毎回聞きに来ます。
• タイミングを計られる。機嫌の良さそうな時間に持ってくる。
• 予測できないので、動きが遅くなる。準備のしようがありません。
• 渡せない。基準が言葉になっていないと、引き継げません。

本人は「状況に応じて柔軟に判断している」つもりでも、周りには基準がないように見えます。

この差が生まれるのは、柔軟さの根拠が共有されていないからです。判断そのものは正しくても、外からは気まぐれと区別がつきません。

書き出すのは、縛るためではない

明文化というと、自由を失うように感じます。

ただ、目的は共有です。基準が分かっていれば、周りが自分で判断できます。そして、確認の回数が減ります。

結果として、決める人の時間が空きます。

3つ書けば、十分

網羅する必要はありません。

よく判断している内容を、3つだけ書き出す。「これは通す」「これは通さない」「ここは相談」。

それだけで、日々の確認がかなり減ります。完璧な規程を作ろうとすると、終わりません。

書く場所も、凝らなくて構いません。共有の文書に3行。体裁を整えようとすると、それだけで先送りになります。

例外を作るときは、理由を言う

運用の話を1つ。

基準を決めても、例外は出ます。それは構いません。ただ、そのときに理由を言う。

「今回は◯◯なので、例外にする」。この一言があるかどうかで、基準が生きるか死ぬかが決まります。理由を言わない例外が続くと、基準は無視されます。

そして、例外が3回続いたら、基準のほうを直す。実態に合っていないということなので、書き換えたほうが早い。

自分の判断も、安定する

副産物があります。

書き出すと、自分の判断のぶれにも気づきます。疲れている日と、そうでない日で、同じ案件の結論が違っていた。

これは、誰にでも起きます。基準があると、体調の影響を減らせます。

ぶれやすい条件は、たいてい決まっています。疲れているとき、急かされているとき、相手との関係が近いとき。この3つは、基準に戻る場面だと思っておくと安全です。

書いたものを、見える場所に

最後に。

書いても、共有されていなければ意味がありません。周りが見られる場所に置く。

まとめ

• 基準が頭の中にあると、周りは判断ではなく機嫌を読むようになる
• 柔軟さも、根拠が共有されていなければ気まぐれと区別がつかない
• よく判断する内容を3つだけ、共有の場所に3行で書く
• 例外は作っていい。ただし、そのつど理由を言う
• 例外が3回続いたら、基準のほうを直す
• 疲れ・急かされ・関係の近さ。この3つは、基準に戻る場面

そして、変えたときは知らせる。ここまでやると、確認のやり取りがはっきり減ります。いまの形は、独裁者診断で確認できます。