支える立場は、断ると役割の否定に感じる。だから際限なく増える

無理をしていることは外からは見えません。見えないので、量が減りません。引き受けない範囲を1つだけ決める、という話です。

頼まれると、引き受けてしまう。そして、量が増えていく。

支える立場では、これが起きやすい。役割として、断りにくいからです。

しかも、断ると役割そのものを否定するように感じます。ここが、この立場の難しいところです。

無理は、外からは見えない

ここが、いちばん厄介な点です。

無理をして間に合わせたことは、外からは見えません。回っているように見えるので、依頼が減りません。

そして、うまくやるほど任されます。能力があるほど、量が増える構造になっています。

そして、限界が来たときには、代わりがいません。1人に集めてきた結果なので、急には渡せない。

引き受けない範囲を、1つ決める

対処は、その場の判断ではなく、事前のルールにします。

引き受けない範囲を、1つだけ決めておく。時間でも、内容でも構いません。

• 時間。「18時以降は引き受けない」
• 内容。「本人がやるべき判断は、代わりにしない」
• 量。「同時に持つのは3件まで」

決まっていると、断るのが判断ではなくルールになります。感情を使わずに済みます。

決めた範囲は、先に伝えておくと摩擦が減ります。断る場面で初めて言うと、断るための口実に聞こえます。

無理をしたときは、そう伝える

もう1つ、量を減らす方法があります。

無理をして間に合わせたときは、そう伝える。「今回はかなり詰めました」「次は2日前にいただけると助かります」。

黙って処理すると、それが標準の速度として記録されます。そして、次も同じ量が来ます。

この一言は、相手のためにもなります。実際の所要時間が分からないまま頼み続けると、いつか間に合わない日が来ます。

相手ができることは、渡す

線を引くもう1つの形です。

相手が自分でできることは、代わりにやらない。奪っているのは、経験のほうかもしれません。

そして、渡すと相手も助かります。いつまでも人に頼らないと動けない状態は、相手にとっても不利です。

渡すときは、やり方を1回だけ見せる。全部を説明しようとすると、結局こちらがやったほうが早い、で終わります。

後任が育つ形にしておく

最後に、いちばん効く長期の対策を。

自分がいなくても回る形にしておく。手順を書く、共有する、他の人にも触らせる。

属人化していると、休むことも、辞めることもできなくなります。そして、それは相手にとってもリスクです。渡せる形にしておくことが、いちばんの誠実さです。

まとめ

• 支える役割は、断ると役割そのものを否定するように感じて断りにくい
• 無理は外からは見えず、限界が来たときには代わりがいない
• 引き受けない範囲を1つだけ決めて、先に伝えておく
• 無理をしたときは、そう伝える。相手が所要時間を把握できる
• 相手ができることは渡す。奪っているのは経験のほうかもしれない
• 属人化していると、休むことも辞めることもできなくなる

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