足すのは誰でもできる。切れる人が少ない

要望は必ず増え、増えた分は期限か品質を削ります。切る判断を通すための書き方と、切ったものの置き場所についてまとめました。

プロジェクトの成果を決めているのは、何を入れたかより何を入れなかったかであることが多い。ところが、切る仕事は評価されにくく、しかも嫌われます。

そして、切らなかった結果は、あとから誰の判断だったか分かりません。

増えた分は、必ずどこかを削る

要望が1つ増えれば、期限が延びるか、品質が落ちるか、誰かの負荷が増えます。これは物理的な話で、気合いでは埋まりません。

ところが会議の場では、この交換が見えません。「これも入れましょう」という発言に、コストが表示されないからです。

足すときに、何を削るかを同時に決める。これだけで、無制限の追加は止まります。

言い方は、「入れます。そのかわり、どれを外しますか」。断っていないので、角が立ちません。

「入れないもの」を明文化する

口頭で「今回はやめましょう」と言っただけでは、2週間後には復活しています。悪意ではなく、単に忘れるからです。

効くのは、入れないものを書いて共有すること。書いてあると、戻すには理由が要ります。この摩擦が効きます。

書き方も重要で、「やらない」ではなく「今回は入れない」にする。永久の否定にすると、反発が大きくなります。

そして、入れないものは最初に共有する。途中で出すと、削られたように受け取られます。

切ったものの、置き場所を作る

いちばん効くのがこれです。

「今回入れないが、次に検討する」という枠を用意しておく。そこに書き留めて、次の計画時に必ず見る。この枠があるだけで、切ることが拒否ではなくなります。

提案した人にとっては、無視されたのではなく、順番待ちになったという理解になります。

ただし、その枠を実際に見る。一度も見返さないと、次からは信用されません。

切る理由は、優先順位で語る

「必要ないから」と言うと、提案者への否定になります。

かわりに、「今回の目的に対して、優先度が3番目だから」と言う。目的が共有されていれば、これは反論しにくい。

だから、切る作業の前に目的を合意しておく必要があります。目的が曖昧なままだと、切る判断はすべて主観に見えます。

切れないときは、目的が決まっていない

何も切れない、という状態が続くなら、原因は交渉力ではありません。

目的が「全部やること」になっている可能性が高い。この状態では、優先順位をつける根拠がありません。

「今回、何が達成できれば成功か」を1行で書く。書けないなら、そこから決めるのが先です。

書いたら、関係者に見せて合意を取る。自分の中だけで決めた目的は、切る根拠になりません。

切ったあとの段取りを、誰が持つか

最後に。切る判断が得意な人は、切ったあとの進行が手薄になりがちです。

判断は正しいのに、運び方で崩れる。切ったあとの段取りを誰が持つかを、先に決めておく。自分でやるか、渡すか。決めておかないと、宙に浮きます。

まとめ

• 増えた分は、期限か品質か誰かの負荷を必ず削る
• 足すときに、何を削るかを同時に決める
• 「入れないもの」を書いて共有する。口頭では2週間で復活する
• 「今回入れないが、次に検討する」の置き場を作る
• 切る理由は、必要性ではなく優先順位で語る
• 何も切れないときは、目的が決まっていない