評価面談まで待たない。その場で伝えるフィードバックの作り方

半年に一度の面談で初めて指摘されると、人は納得できません。成長の速さは、伝える頻度でほぼ決まります。溜めずに、その場で、行動として伝えるための具体的な形をまとめました。

半年前のことを面談で指摘されて、納得できた経験はあるでしょうか。たいていは「なぜそのとき言ってくれなかったのか」が先に来ます。

成長の速さは、フィードバックの質より頻度で決まります。半年に一度の30分より、その日の3分のほうが効きます。

溜めると、人格の話になる

言いにくいことを溜め込むと、あとで伝えるときに厄介なことが起きます。

一件ずつなら「この資料は、結論を先に書いてほしい」で済んだものが、溜まると「君は要点をまとめるのが苦手だ」に変わります。行動の指摘が、人格の評価になってしまう。

これは伝える側の意地悪ではなく、量が増えると抽象化するという、自然な現象です。だから、溜めないことが唯一の対策になります。

良かったことを、その場で言う

順番として、直す点より先に、良い点から始めたほうが定着します。

難しく考える必要はありません。「あの資料、結論が先に書いてあって助かった」。これで十分です。

ポイントは、行動を名指しすること。「よくやってくれている」だけだと、何を続ければいいのか分かりません。褒められた本人が再現できない褒め方は、効果が半分になります。

直してほしいことは、行動として伝える

言いにくいことを伝えるときの型があります。

• 事実。「今回の資料は、結論が最後にありました」
• 影響。「読む側が、途中で判断できませんでした」
• 次の行動。「次は、最初の3行に結論を置いてください」

この3つだけです。人格に触れない、感情を足さない、次の行動まで書く。これを守れば、たいていの指摘は受け取ってもらえます。

逆に避けたいのは、「いつも」「毎回」という言葉です。事実として正確でないことが多く、そこに反論の余地が生まれます。

タイミングは、その日のうちに

理想は、起きた直後です。遅くともその日のうち。翌週になると、相手の記憶が薄れているうえに、わざわざ持ち出された感じが出ます。

場所も大事です。直す点は、人のいないところで。同じ内容でも、人前だと相手は面子を守る側に回り、指摘の中身が届きません。

良かった点は逆で、人のいる場所で言ったほうが効きます。

伝えたことを、覚えているか確かめる

見落とされがちですが、伝えっぱなしだと定着しません。

数週間後に、「前に話したあれ、その後どうですか」と一度だけ触れる。これがあるかどうかで、指摘が習慣になるかが変わります。

同じことを3回言っても変わらないなら、伝え方ではなく、本人が納得していないか、そもそもできない環境になっている可能性があります。そこは別の問題として扱ってください。

面談は、答え合わせの場にする

その場で伝えるようにすると、評価面談の意味が変わります。

新しい指摘が出てこない面談は、良い面談です。すでに伝わっていることの確認と、次の半年の方向を決める場になります。驚きがないほうがいい。

自分が溜め込む側かどうかは、良い上司診断の「伝える力」で確認できます。