会議のあとに、言いたかったことを思い出す人へ

言いたかったことを、あとから思い出す。これは度胸の問題ではなく、準備の問題であることがほとんどです。一行の準備と、書面で出す切り替えについて。

会議が終わってから、言いたかったことを思い出す。この経験がある人は多いと思います。原因は度胸でも頭の回転でもなく、その場で考えて、その場で言葉にしようとしていることにあります。

つまり、会議中にやろうとしている作業が多すぎるだけです。

即答が得意な人は、たいてい準備している

会議で的確に発言する人を見ていると、その場で考えているように見えます。実際には、事前に考えていることが多い。

議題を見て、自分の立場を決めておく。想定される反論を1つ考えておく。その場でやっているのは、用意したものを出す作業だけです。

だから、準備している人は落ち着いて見えます。考えていないのではなく、考え終わっているだけです。

準備は、一行で足りる

長い準備は要りません。会議の前に、議題ごとに自分の立場を一行だけ書く。

• 「Aに賛成。理由は納期」
• 「Bは反対。うちの工数が読めない」
• 「判断材料が足りない。◯◯を確認したい」

3つ目のような発言も、立派な貢献です。意見がないときは「材料が足りない」と言えばよい。これは会議の質を上げます。

書く時間は、会議の直前5分で足ります。前日にやろうとすると、たいてい忘れます。

発言の形を、決めておく

その場で言葉を組み立てるのが苦手なら、型を用意しておくと楽になります。

• 結論から。「賛成です。理由は2つあります」
• 質問の形。「確認ですが、◯◯という理解で合っていますか」
• 保留の宣言。「持ち帰って、明日までに返します」

型があると、内容を考えるだけで済みます。言い方を毎回ゼロから作らないのがコツです。

いちばん使いやすいのは、質問の形です。反論にならないので出しやすく、しかも議論が前に進みます。

無理に発言しない、という選択

大人数の場で力が落ちるのは、能力ではなく出力の形の違いです。この場合、その場で戦う必要はありません。

会議では発言せず、終了後に短く書いて送る。この切り替えだけで、評価はかなり変わります。しかも書面のほうが、内容を正確に伝えられます。

「先ほどの件、補足です」で始めて3行。これで十分に届きます。

そして、送る時間を決めておく。会議の直後、遅くともその日のうちに。翌日になると、話が動いてしまっていることがあります。

発言しやすい場を、こちらから作る

会議の設計そのものを変えられる立場なら、いくつか効く方法があります。

• 資料を事前に配る。その場で読ませると、考える時間がなくなります。
• 最初に全員が一言話す。一度話すと、その後の発言のハードルが下がります。
• 会議のあとに、書面で意見を受け付ける。出力の形が違う人の意見が拾えます。

まとめ

• 即答が得意な人は、たいてい事前に考えている
• 準備は議題ごとに一行でよい
• 「材料が足りない」も立派な発言
• 発言の型を用意しておくと、内容だけ考えればよくなる
• 無理に発言せず、終了後に3行で送る形に切り替えてよい
• 設計を変えられるなら、資料の事前配布と最初の一言が効く